Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Kapsamında

Aydınlatma Metni

Kişisel Verilerin İşlenmesine Yönelik Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”) ile İstanbul Büyükşehir Belediyesi İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ (“İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Veri Sorumlusu kapsamında, sizi (Destekçi ve/veya Gönüllü) KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğümüz çerçevesinde bilgilendirmek isteriz.

KVKK Kapsamında, kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi (“Kişisel Veri”) ve bunun bir özel türü olan özel nitelikli kişisel veri ise, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri (“Özel Nitelikli Kişisel Veri”) ifade eder. Bu kapsamda Kişisel Veri tanımı Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır.

İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ olarak, Gönüllülük çalışmalarımızın planlanması ve yürütülmesi amacıyla siz değerli gönüllümüzün bir takım kişisel verilerini işlemekteyiz. Kişisel verilerinizin işlenme süreçleri ile ilgili olarak sizleri bilgilendirmek adına ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda, bu aydınlatma metnini hazırlamış bulunmaktayız. Bizlere ilettiğiniz/edindiğimiz kişisel verilerinizi her koşulda, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel haliyle, işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemekteyiz.

İşbu metin çerçevesinde İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ’ nden hiçbir maddi kazanç amacı gütmeden eğitim, tanıtım, etkinlik, proje ve destek alanlarında yardımda bulunan kişiler, destekçilerimiz, katılımcılarımız ve/veya gönüllülerimiz olarak değerlendirilmektedir ve bu metinle gönüllülerimizi ve destekçilerimizi aydınlatmayı amaçlamaktayız.

1. Veri Sorumlusu ve Varsa Temsilcisinin Kimliği

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında İstanbul Büyükşehir Belediyesi, veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

İnternet Adresi: www.ibb.gov.tr

Telefon Numarası:+90 (212) 4551300

e-Posta Adresi: istanbulgonulluleri@ibb.gov.tr

Adres: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mah. 15 Temmuz Şehitleri Cad. No:5 34134 Fatih /İSTANBUL

2. Toplanan/İşlenen Veriler

 Veri Sınıfı:

 Açıklama

 Kimlik Bilgisi:

 Ad - Soyad, Doğum Tarihi, Cinsiyet Bilgisi, T.C. Kimlik Numarası

 İletişim Bilgisi:

 Telefon Numarası, Açık Olmayan Adres Bilgisi, E-Posta Adresi, Sosyal Medya Hesabı Bilgisi

 Eğitim Bilgisi:

 Öğrenim Durumu, Mezun Olduğu Okul Bilgisi, Bilgisayar Bilgisi

 İş Deneyimi Bilgisi:

 Çalışma Durumu, Meslek ve Uzmanlık Bilgisi

 Görsel ve İşitsel Bilgi:

 Fotoğraf, Görüntü, Ses Kaydı

 Özel Nitelikli Kişisel Veri:

 Sendika, Dernek, Vakıf Üyelik Bilgisi

 Diğer:

 Gönüllü çalışma alanı ve bölgelerine göre çalışma tercihleri, Daha önce alınan görev bilgisi

3. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Elde ettiğimiz kişisel verileriniz KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde, açık rızanıza binaen veya hukuken izin verilen diğer hallerde, İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ tarafından aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenecektir:

  1. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ faaliyetleri, proje ve etkinlikleri hakkında bilgi vermek
  2. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ’ nin tanıtımı ve proje/etkinlik konularında davet yapmak
  3. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ’ nde üstleneceğiniz görevleri düzenlenmek ve buna ilişkin bilgilendirme yapmak
  4. Sağlayacağınız gönüllülük faaliyetlerine (pro bono) ilişkin değerlendirme yapmak
  5. Uygun gönüllülük pozisyonları veya İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ faaliyetlerini duyurabilmek
  6. Sosyal ve dijital medyada gönüllü hikâyelerini paylaşmak
  7. Uzmanlık alanlarınıza girebilecek alanlarda isteğe bağlı yardımda bulunabilmeniz amacıyla destek talebinde bulunmak
  8. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ’ nde katılacağınız etkinliklere ilişkin bilgilendirme yapmak
  9. Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlı kayıtları tutmak
  10. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ’ nin toplum üzerinde yaratmış olduğu sosyal etkiyi ölçebilmek
  11. Yasal yükümlülüklerin ve idari yetkili kurumların taleplerinin yerine getirilmesi amaçlı kayıtları tutmak
  12. Sizleri yeterlilik ve güvenlik açısından değerlendirebilmek
  13. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ faaliyetlerini değerlendirebilmek amacıyla çalışmalar yapmak
  14. İstanbul Büyükşehir Belediyesi, İBB iştirak şirketleri ve varsa Sponsorlara başvuru ve bilgilendirme yapabilmek

4. Kişisel Verilerin Kimlere Ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İşlediğimiz kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dâhilinde ve KVKK’ nin 8. ve 9. maddelerinin belirlediği koşullar çerçevesinde, açık rızanıza binaen ve kanunen izin verilen diğer hallerde,

  1. Gönüllülük faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla, İBB’ nin diğer İştirak Şirketlerine,
  2. Gönüllülük faaliyeti için gerekli ürün ve hizmetlerin sağlanabilmesi amacıyla sınırlı olarak danışman 3. kişilere ve İBB’ nin diğer İştirak Şirketlerine,
  3. İlgili mevzuat hükümlerine göre faaliyetlerimizin beyanı amacıyla gerekmesi halinde T.C. İçişleri Bakanlığı ve ilgili sözleşmeler kapsamında denetim firmalarına,
  4. Gönüllülük faaliyetlerimize ilişkin stratejilerin hazırlanması ve uygulanması amacıyla danışman 3. kişilere ve İBB’ nin diğer İştirak Şirketlerine,
  5. Gönüllülük faaliyeti kapsamında ilgili İBB’ nin İştirak Şirketlerine ve ilçe belediyelerine,
  6. İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
  7. Gönüllülük faaliyet konularını gerçekleştirebilmek amacıyla işbirliği içinde olduğumuz 3. gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına,
  8. İBB ve İBB’ nin diğer İştirak Şirketlerinin arasında ortak veri tabanı oluşturulması, stratejik planların hazırlanması amacıyla İBB ve İBB’ nin İştirak Şirketlerine, danışman 3. Kişilere,
  9. İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla hukuk bürolarına,
  10. Gönüllülük faaliyeti için gerekli ürün ve hizmetlerin teslimatının gerçekleştirilebilmesi için kargo şirketlerine ve posta kuruluşlarına,
  11. Gönüllülük faaliyeti için gerekli olması halinde kişiye özel telefon hattı çıkartılması ve internet kullanımı amacıyla GSM operatörlerine ve internet sağlayıcılarına,
  12. Gönüllülük faaliyeti kapsamında yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla danışman 3. kişilere, İBB’ ye ve İBB’ nin diğer iştirak şirketlerine ve çözüm ortaklarımıza,
  13. Gönüllülük faaliyeti için gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları, sertifikasyon kuruluşları ve bilgi güvenliği firmalarına,
  14. İdari ve adli işlemlerle ilgili olarak kamu kurum ve kuruluşlarına,
  15. GBS olarak adlandırdığımız Gönüllü Bilgi Sistemi vb. işletim sistemleri ve bilgisayar programı veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi, depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (Hosting, bulut bilişim, e-posta ve diğer) almak amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
  16. Gönüllülük faaliyeti kapsamında etkinlik, konferans ve benzeri planlamaların gerçekleştirilmesi amacıyla İBB’ ye ve İBB’ nin diğer İştirak Şirketlerine ve bu alanda faaliyet gösteren hizmet aldığımız kişilere,
  17. Gönüllülük faaliyeti için gerek sözleşmesel, gerekse idari yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla gerçek veya tüzel kişiler ile kamusal nitelikteki kurumlara,
  18. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ tarafından düzenlenen toplantı, seminer ve diğer etkinliklerde çekilen veya kayıt altına alınan görüntülerin organizasyonların tanıtımı, duyurulması ve kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla İBB’ye ve ilgili kişilere aktarılabilmekte veya erişime açılabilmektedir.

5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ ile yaptığınız işlemlerle bağlantılı olarak ve yukarıda 3. Maddede belirtilen amaç ve kapsamda,

  1. Manuel veya dijital başvuru formları,
  2. Manuel veya dijital her türlü bilgi formları ve taahhütnameler
  3. İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ internet sitesi ziyaretleriniz ve sizi tanımak için kullanılan çerezler,
  4. Sosyal, dijital medya kanalları ve Google vb. arama motorlarının kullanımı ve bu sayılanlarla sınırlı olmamak üzere otomatik ve otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığıyla, açık rızanıza binaen ya da KVKK’ da öngörülen diğer veri işleme koşulları kapsamında toplanmaktadır.

Bu bilgiler, gönüllülük faaliyetlerimizin sunulabilmesi ve bu kapsamda İSTANBUL GÖNÜLLÜLERİ hizmet ve faaliyetlerinin yürütebilmesi, sürdürülebilirliğin sağlanması ve yasalardan doğan sorumlulukların eksiksiz ve hukuka uygun bir şekilde yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir.

Kişisel Verileriniz işlenmesine ilişkin hukuki sebepler aşağıdaki gibidir:

  1. Açık rızanızın bulunması,
  2. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili olarak kişisel veri
    işlenmesi,
  4. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  5. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin
    zorunlu olması,
  6. Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, meşru
    menfaatlerimiz için zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel verileriniz açısından işlemeye ilişkin hukuki sebep, açık rızanızın var olmasıdır.

6. İlgili Kişilerin Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 11. Maddesinde Belirtilen Hakları

Kişisel veri sahibi olarak, KVKK’ nın 11. Maddesi uyarınca, aşağıda yer alan haklarınızı, dilediğiniz zaman, veri sorumlusu olan İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nin yukarıda yer alan adresine noter aracılığıyla gönderilecek ihtarname veya kimlik ibraz ederek şahsen başvuru yöntemiyle başvuruda bulunarak talep edebilirsiniz. Veri sahibi,

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  6. KVKK’ nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  7. (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen hakların kullanılacağı iletişim başvuru kanallarımız ve yöntem, İBB internet sitesinde veri sorumlusuna başvuru formunda ayrıntılarıyla düzenlenmiştir. Bu çerçevede iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin İBB’ ye ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (Otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

Genel aydınlatma metnine İBB’ nin İnternet adresinden ulaşabilirsiniz.

Siz değerli İSTANBUL GÖNÜLLÜSÜ’nün bilgisine sunarız.